Tilitoimiston vaihto - mitä tulee ottaa huomioon?
Syyt vaihtaa tilitoimistoa voivat olla moninaiset. Meille asia näyttäytyy usein tilanteessa, jossa yrityksen tarpeet ovat muuttuneet: esim. operatiivinen toiminta on myyty ja jäljelle jääneitä varoja sijoitetaan eri omaisuusluokkiin yhtiön kautta. Tilitoimiston tulisi kyetä vastaamaan näihin uusiin vaatimuksiin, eikä operatiivisiin kysymyksiin erikoistunut tilitoimisto välttämättä pysty enää tukemaan sijoitustoimintaan keskittyvää yhtiötä. Sijoitusyhtiöissä korostuu usein sijoitustoiminnan kirjanpitokysymysten lisäksi usein omistamiseen liittyvät verotukselliset asiat kuten pääomitus, voitonjako ja omistusrakenteet. Muita yleisimpiä syitä tilitoimiston vaihtoon on se, että kommunikaatio nykyisen kirjanpitäjän kanssa ei ole riittävällä tasolla tai yhteydenpidossa on muita haasteita. Lisäksi palvelun hinnoittelu voi olla epäselvä tai vaihtelee ilman perusteluita.
Usein ajatellaan, että tilitoimistoa voi vaihtaa ainoastaan tilikauden vaihtuessa. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, vaan tilitoimistoa voi vaihtaa periaatteessa missä kohtaa vuotta tahansa, tietenkin olemassa olevan sopimuksen irtisanomisajan puitteissa. Usein toki yhteistyössä ilmenneet mahdolliset haasteet tulevat selkeimmin vastaan tilikauden lopussa, kun tilinpäätöstä tehdään. Mikäli siirto suunnitellaan hyvin ja tehdään järkevästi, ei erillisiä kuluja eikä päällekkäisyyksiä laskutuksen suhteen juurikaan synny, vaikka vaihto tapahtuisi kesken tilikauden.
Mitä sitten tulee huomioida, kun suunnittelee tilitoimiston vaihtoa? Välttyäkseen yleisimmiltä haasteilta tilitoimistoyhteistyössä, on ensiksi syytä arvioida tilitoimiston palvelumallia ja sitä, tukeeko se juuri sinun tarpeitasi. Yhteistyön sujuvuuden näkökulmasta on eduksi, että tilitoimisto tuntee yrityksesi toimialan erityispiirteet ja tarpeet. Kun alan erikoisuudet ja toimintatavat ovat tilitoimistolla hallussa, ei niiden selvittämiseen tarvitse käyttää yhteistyön alussa aikaa. Uskomme, että mitä vakiintuneemmat toimintatavat tilitoimistolla on samankaltaisten yritysten palvelemiseen, sitä sujuvampaa yhteistyön aloittaminen on.
Toisena keskeisenä asiana on se, miten varmistutaan yhteydenpidon sujuvuudesta. Toimivaan yhteistyöhön tarvitaan kirjanpitäjän ammattitaidon lisäksi proaktiivinen ote sekä joustavuutta ja asiakaspalveluhenkisyyttä. Mielestämme tilitoimiston tulisikin olla kumppani, joka on aina tilanteen tasalla ja jopa askeleen verran asiakasta edellä sekä helposti tavoitettavissa. Usein parhaimpana ratkaisuna koetaan se, että yrityksellä on nimetty yhteyshenkilö, joka vastaa itse myös kirjanpidosta. Tällöin tiedonkulku ja ongelmanratkaisukyky on tehokkaimmillaan.
Kolmas ja monelle ratkaiseva tekijä on palvelun hinta ja kattavuus. Tilitoimistojen hinnoitteluperusteet vaihtelevat usein paljonkin ja hintoja vertaillessa onkin ensiarvoisen tärkeää varmistua siitä, mitkä palvelut lopulta kuuluvat ilmoitettuun hintaan. Palveluita voidaan hinnoitella kiinteillä, etukäteen tiedossa olevilla hinnoilla tai esimerkiksi tuntihinnoittelulla. Tuntihinnoiteltu palvelu sisältää mielestämme riskin siitä, että tekijästä riippuen, saman tehtävän suorittamiseen saattaa kulua eri aika ja tämä asettaa asiakkaat eriarvoiseen asemaan. Meillä Investcolla suositaan kiinteitä hintoja, jolloin vältytään arvionvaraiselta tuntilaskutukselta ja asiakas itse tietää jo etukäteen miten toiminnan mahdollinen laajentaminen tulevaisuudessa vaikuttaa kirjanpidon hintaan.
